Factuur versturen
Verstuur een factuur nooit als Word- of Excelbestand, maak er op z’n minst een PDF van. Binnen een modern facturatieprogramma kun je facturen op verschillende manieren versturen: per post, pdf per e-mail of als e-factuur.
Btw
Moet je btw wel of niet benoemen op de factuur? De meeste ondernemers moeten een btw-administratie bijhouden en zetten dus btw op de factuur. De Belastingdienst bepaalt of je de btw-administratie moet bijhouden.
Gegevens op de factuur
Een factuur moet opgebouwd zijn uit diverse gegevens. De Belastingdienst stelt eisen aan facturen, als jij je daar niet aan houdt is de factuur niet rechtsgeldig.
Factuureisen
Een factuur moet minstens uit de volgende onderdelen bestaan:
- Bedrijfsgegevens van zowel jouw bedrijf als die van de klant, dat wil zeggen de bedrijfsnamen en bedrijfsadressen.
- Overige bedrijfsgegevens bestaande uit jouw KvK-nummer en btw-nummer als je die hebt.
- Factuurdatum: dit wordt door de Belastingdienst gebruikt voor de btw-aangifte.
- Uniek factuurnummer: iedere factuur moet een uniek nummer bevatten dat het vorige factuurnummer opvolgt. Als je gebruik maakt van een facturatieprogramma gebeurt dit automatisch.
- Wat je aan diensten, producten of services hebt geleverd en de hoeveelheid daarvan.
- Prijzen, inclusief en exclusief btw.
Dit kan handig zijn om te melden
De volgende onderdelen zijn niet verplicht vanuit de Belastingdienst, maar kunnen wel handig zijn om te vermelden op de factuur:
- Vervaldatum van de factuur: voor klanten is het handig om te weten voor welke tijd ze de betaling moeten voldoen. Zo voorkom je onduidelijkheden en heb je een overeenkomst vastgelegd.
- Hoe de betaling moet verlopen: zet direct een bankrekeningnummer erbij of via welke andere weg de klant kan betalen. Zo maak je het de klant zo makkelijk mogelijk.
- Contactinformatie: zorg ervoor dat je goed en snel bereikbaar bent mochten er vragen zijn.
- Ontwerp van de factuur: een factuur moet gemakkelijk te lezen en begrijpen zijn. Zorg er daarom voor dat het ontwerp/lay-out van jouw factuur duidelijk en overzichtelijk is.
Heb jij hulp nodig bij het opstellen van een goede factuur of wil je het versturen van facturen automatiseren? Accountant Vast ondersteunt jou hierbij. Neem voor meer informatie contact met ons op!